Kontrahenci/przetargi

I.                   CEL PRZETWARZANIA DANYCH ORAZ PODSTAWA PRAWNA:

Dane kontrahenta/potencjalnego kontrahenta są przetwarzane w celu: 

a)      analizy ofert i prowadzenia negocjacji;

b)      zawarcia i realizacji umowy (w tym obsługi ewentualnych roszczeń);

c)      realizacji obowiązków prawnych wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;

d)      ewidencji korespondencji/procesu negocjacji;

e)      spełnienia obowiązku publikacji danych w Biuletynie Informacji Publicznej w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Podstawę prawną powyższego stanowi:

• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 353¹ i art. 750, co jest zgodne z art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem w przypadku przedsiębiorców;
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa;
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes PWiK tzn. ewidencjonowanie korespondencji z kontrahentem/potencjalnym kontrahentem oraz jako materiał ewidencyjny podjętych ustaleń;
• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

WAŻNE! W dowolnym momencie przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciwu - z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją - wobec przetwarzania Państwa danych opartych na art. 6 ust.1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes PWiK).

II.                 OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH - WYMOGI, WARUNKI I KONSEKWENCJE:

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia umowy i/lub prowadzenia rozmów handlowych.

III.               ODBIORCY DANYCH:

PWiK  może przekazywać Państwa dane następującym kategoriom odbiorców: 

a)    upoważnionym pracownikom i współpracownikom PWiK w celu realizacji procesów zakupowych/zamówień PWiK;

b)    usługodawcom z którymi PWiK zawarł stosowne umowy w zakresie: usług prawnych, usług doradczych i audytowych, usług telekomunikacyjnych, usług związanych z działaniem i bezpieczeństwem infrastruktury informatycznej/teleinformatycznej;

c)    osobom/podmiotom korzystający z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;

d)    podmiotom mającym dostęp do BIP PWiK (https://bip.pwik-wodzislaw.pl/);

e)    podmioty zajmujące się obsługą korespondencji (np. poczta, firmy kurierskie).

Jednocześnie PWiK może udostępnić lub być zobligowane do podania Państwa danych do następujących podmiotów państwowych:

1.       Międzygminny Związek Wodociągów i Kanalizacji w Wodzisławiu Śląskim w związku z zależnościami właścicielskimi;

2.       Organy ścigania (np. policja, prokuratura, CBA) - gdy prowadzą postępowania dotyczące przestępstw (np. nielegalne odprowadzanie ścieków);

3.       Inne organy administracji publicznej - np. w sprawach dotyczących sytuacji kryzysowych.

IV.               PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ:

Wskazane operacje przetwarzania nie odbywają się w PWiK.

V.                 OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH:

W przypadku zawarcia umowy - dane osobowe będą przechowywane przez cały okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności:

• do 5 lat od zakończenia roku obrotowego, w którym wystąpiło zdarzenie gospodarcze (zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości),
• do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (zgodnie z Kodeksem cywilnym),
• przez okres wskazany w przepisach o archiwizacji dokumentacji (np. jednolity rzeczowy wykaz akt). 

W przypadku braku zawarcia umowy - dane osobowe będą przechowywane maksymalnie przez okres 3 lat od zakończenia rozmów handlowych lub ostatniego kontaktu, w celu ewentualnej obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia (na podstawie prawnie uzasadnionego interesu PWiK - art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

VI.               INFORMACJE O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM O PROFILOWANIU:

Wskazane operacje przetwarzania nie odbywają się w PWiK.